Prozessautomatisierung am Beispiel 'Due Diligence'

Workflowautomatisierung erklärt am Beispiel eines Due Diligence Prozeses.

Prozessautomatisierung am Beispiel 'Due Diligence'

Selbst in der heutigen Zeit besteht ein Großteil der täglichen Arbeitsprozesse aus manuellen, repetitiven Aufgaben. Diese Aufgaben vergeuden nicht nur kostbare Zeit die woanders sinnvoller investiert ist, sondern gewinnt auch keinen Preis für ausgezeichnete Mitarbeitermotivation.
Solche manuellen Aufgaben umfassen das Abtippen von Dokumenten, das Aufsetzen von Word-Dokumenten und Emails oder das markieren von Daten. Prozesse bestehen aus einem Auslöser, mindestens einem Zwischenschritt und einem (messbaren) Endergebnis.

Der folgende Text enthält einen Leitfaden zum Thema “Prozessautomatisierung am Beispiel Due Diligence” und gibt eine Anleitung um solche Prozesse sinnvoll zu identifizieren.

Due Diligence

Welche Prozesse sollten überhaupt automatisiert werden?

Nicht jeder Workflow eines Unternehmens kann sinnvoll mit Software automatisiert werden. Ein offensichtliches Beispiel sind Telefonate mit Kunden (noch nicht). Effizienz zu automatisierende Prozesse weisen häufig folgende Merkmale auf:

  • Sie sind zeitaufwändig
  • Sie wiederholen sich
  • Sie erfordern manuelle Arbeitsschritte
  • Sie sind fehleranfällig

Das wichtigste Kriterium ist jedoch, dass das Ergebnis einen messbaren Mehrwert liefert. Das tägliche Eintragen von 2 Kundenkarteien durch eine Praktikantin bspw. wäre keine effizient zu automatisierende Aufgabe, da sie sich zwar wiederholt und manuell stattfindet, der eingesparte Zeitaufwand (und dadurch Geld) ist aber nicht relevant. Am Ende dieses Artikels sprechen wir noch kurz über die Messbarkeit der Effizienz von Automatisierungen. Als nächstes sprechen wir aber zuerst über den ersten Schritt einer Automatisierung: der Auslöser. Automatisierte Prozesse können entweder in Echtzeit ablaufen oder im Hintergrund ablaufen. Das Warten auf Ergebnisse von Berechnungen (bspw. eine Dokumentenklassifizierung) dauert häufig knapp eine Minute und sollte im Hintergrund ablaufen und den Nutzer nach Ablauf über das Ergebnis informieren.

Was sind die Auslöser der Automatisierung?

Jede Prozessautomatisierung wird durch einen konkreten Auslöser (“Trigger”) angestoßen. Pro Prozess kann es in manchen Fällen auch mehrere Auslöser geben. Wir haben die häufigsten Trigger für eine Automatisierung erfasst:

AufgabeBeschreibungBeispiel
EmailEmpfang oder Versand von EmailsEmail an support@zoolo.io empfangen
ZeitpunktWiederkehrende oder einmalige ZeitpunkteJeden Montag um 13:00 Uhr
DateiUpload von DokumentenPDF wurde hochgeladen
DatenoperationErstellen, Aktualisieren oder Löschen von DatenbankeinträgenNeuer Kunde wurde angelegt

Es gibt natürlich noch eine Reihe weiterer Auslöser, die oben genannten beziehen sich aber auf die meisten gängigen, softwaregestützten Automatisierungen. Der Auslöser eines Prozesses ruft den ersten Teilschritt auf. Jeder Prozess besteht aus mindestens einem Teilschritt.

Teilschritte des Prozesses erfassen

Prozess-Teilschritte rufen sich nacheinander auf, können aber zeitlich voneinander getrennt sein und parallel ablaufen. Die häufigsten Teilschritte sind Dateneingaben. Hierzu gehören das abtippen von Dokumenten in Eingabemasken, das verfassen von Emails, das Erstellen von Word-Dokumenten oder das Kategorisieren und Taggen von Dokumenten.

Um Teilschritte sinnvoll erfassen zu können sollten diese nach Art der Arbeit und Abhängigkeit voneinander geteilt werden. Eine beispielhafte Due-Diligence Vorbereitung könnte folgendermaßen aufgegliedert werden:

AufgabeBeschreibung
Sammeln aller zum Prozess gehörenden (digitalen) DokumenteIst die Grundlage für alle folgenden Teilschritte und muss deshalb als erstes passieren
Klassifizieren dieser Dokumente nach Typ (bspw. Memos, Verträge, Recherchen)Benötigt die im ersten Schritt gesammelten Dokumente
Herausfiltern der wichtigsten Schlagworte aus den jeweiligen Dokumenten (bspw. Vertragsparteien, Zusammenfassungen, Ergebnisse, etc)Dieser Prozess könnte auch parallel zum 2. ablaufen
Verknüpfen dieser Dokumente mit dem jeweiligen ProjektLetzter Schritt
Teilschritt

Erfolg messbar machen

Um die Effizienz einer Prozessautomatisierung zu messen, muss die alte, manuelle Prozessfolge mit der neuen, digitalen verglichen werden. Hierbei macht es in den meisten Fällen Sinn, Zeit als ausschlaggebende Metrik zu verwenden.
Der Prozess wurde ja bereits in manuelle Teilschritte zerlegt - jedem dieser Teilschritte sollte kann nun ein Zeitwert zugewiesen werden. Dieser kann die Realität natürlich nie zu 100% abbilden, sondern sollte eher als Richtwert gesehen werden. Eine Beispielrechnung für die Dauer um ein Formular auszufüllen: ein Textfeld auszufüllen * Anzahl der Textfelder * Formulare pro Tag.

TeilschrittBeispielrechnungDauer
Dokumente sammelnSuche / Dokument (10 Min) * Anzahl Dokumente (~50)500 Min (8,3 Std)
Dokumente KlassifizierenKlassifizierung (12 Min) * Anzahl Dokumente (~50)600 Min (10 Std)
Schlagworte setzen30 Schlagworte * Suche in Text (5 Min) * Anzahl Dokumente (~50)7.500 Min (125 Std)
Verknüpfen1 Min * Anzahl Dokumente (~50)50 Min

Wie geht es weiter? 🔮

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