Arbeitsabläufe und Prozesse automatisieren: Beispiele & Vorgehen

Die Begriffe "Automatisierung" von Arbeitsabläufen 🤖, "Prozessautomatisierung" und "Prozessoptimierung" sind zeitgenössische Buzzwords die sich jede Digitalberatung und ein Großteil der Softwareunterehmen auf die Fahne 🏁 schreiben.

Es werden komplizierte Einleitungen und unverständliche Umschreibungen mit diesen Begrifflichkeiten in Zusammenhang gebracht die aber kein Mensch (ich auf jeden Fall nicht...) mehr versteht.
Im folgenden Beitrag möchten wir die Komplexität dieser Thematik reduzieren indem wir eine einfache Denkweise erklären.

Prozessautomatisierung

Im Prinzip geht es um ein simples Thema welches sich auf fast jeden Betrieb in der einen oder anderen Weise anwenden lässt: repetitive und zeitaufwändige 🔄, manuelle Arbeiten zu automatisieren.

Diese Automatisierung lohnt sich jedoch nur, wenn sie am Ende Zeit 🕙 spart, Kosten 💰 senkt und/oder Kunden erfreut 😃.
Der folgende Artikel soll eine knappe, verständliche und praxisnahe Einleitung in das Thema "Prozesse und Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren" liefern und ein simples Vorgehensmodell anhand von Beispielen erläutern.

# Voraussetzungen & Beispiel

Wir machen häufig die Erfahrung, dass unsere Kunden Prozesse gerne automatisieren möchten, im Prinzip aber gar nicht wissen aus welchen Teilschritten dieser Prozess überhaupt besteht und welche Vorteile eine Automatisierung am Ende bringt.

# Fragen ❓

Um Abläufe überhaupt automatisieren zu können, sollte man Antworten auf folgende Fragen parat haben:

  • Aus welchen Abläufen besteht mein Prozess überhaupt?
  • Wie viel Zeit könnte ich einsparen?
  • Welche Kosten könnte ich einsparen?
  • Welche Kosten kann ich maximal für die Automatisierung aufwenden?

Diese Voraussetzungen eklären wir im folgenden Beispiel genauer:

# Beispielrechnung: "Rechnungen verschicken" 💸

Nehmen wir einmal an, dass Firma "Rast und Ruh GmbH" (Vormittags geschlossen, Nachmittags zu) im Monat 100 Rechnungen ✉️ schreibt und den mühsamen Vorgang des Rechnungsschreibens per Word und der manuellen Auswertung 📊 plus Mahnwesen 😡 gerne automatisieren möchte.

Wir gehen von folgenden Annahmen aus:

  • Rast und Ruh GmbH stellt 100 Rechnungen im Monat
  • Eine Mitarbeiterin benötigt im Schnitt 10 Minuten um eine Rechnung zu schreiben und per Email zu verschicken (inkl. Zusammentragen aller Daten, Öffnen von Word, etc.)
  • Es muss täglich geprüft werden ob offene Rechnungen das Fälligkeitsdatum überschritten haben
  • Für jede 10. Rechnung muss ein Mahnprozess gestartet werden
  • Die Mitarbeiterin verdient einen Bruttolohn von 4.000€ und kann für andere Aufgaben eingesetzt werden

Nun beantworten wir die oben gestellten Fragen Schritt für Schritt:

# Frage 1) Aus welchen Abläufen besteht der Prozess?

Der Faktura-Prozess besteht aus den Hauptprozessen Rechnungschreiben, Rechnung verschicken, Mahnwesen (und Prüfung) und Auswertung.

Diese Hauptprozesse lassen sich wiederum in folgende Teilprozesse zerlegen:

  • Rechnungschreiben [10 Min]:
    1. Kunden- und Rechnungsdaten zusammensuchen 2 Min
    2. Word-Vorlage öffnen 0,5 Min
    3. Daten in Vorlage eintragen 6 Min
    4. Dokument auf dem Dateiserver speichern 1,5 Min
  • Rechnung verschicken [2 Min]:
    1. Emailprogramm öffnen 0,25 Min
    2. Emailadresse der Buchhaltung des Kunden suchen 0,25 Min
    3. Emailvorlage öffnen und Rechnung aus Dateiserver einfügen 0,5 Min
    4. Email verschicken (Steuerberater in BCC) 0,25 Min
    5. Excel-Dokument mit verschickten Rechnungen öffnen; Rechnung eintragen 0,75 Min
  • Prüfung (täglich) [1 Min]:
    1. Online-Banking öffnen 0,5 Min
    2. Excel-Dokument mit verschickten Rechnungen öffnen; offene Rechnungsnummern suchen 0,25 Min
    3. prüfen ob offene Rechnungen gezahlt wurden und eintragen 0,25 Min
    4. Falls Fälligkeitsdatum überschritten wurde: Mahnung verfassen und verschicken
  • Mahnwesen [10 Min]:
    1. ... siehe "Rechnungschreiben"
    2. Wir gehen zur Vereinfachung davon aus, dass Ihre kunden irgendwann bezahlen und Sie die Leistungen Ihres Slowakischen Schwagers nur selten in Anspruch nehmen müssen.
  • Auswertung [2 Min]:
    1. Excel-Dokument mit verschickten Rechnungen öffnen und Auswertung anfertigen 2 Min

# Frage 2) Wie viel Zeit & Kosten nehmen diese Abläufe in Anspruch?

So viel Zeit und Geld (bei 4000€ brutto und 25€ Stundenlohn) kostet der Rechnungsprozess eine Mitarbeiterin:

Aufgabe 😐 Zeit (Minuten) 🐢 Kosten (€)
100 Rechnungen schreiben & verschicken 1.200 500,00
10 Mahnungen schreiben 100 42,00
Tägliche Prüfung 20 8,00
Monatliche Auswertung 2 1,00
TOTAL 1.322 551,00

Insgesamt nimmt der Prozess also monatlich rund 20 Stunden (1322 Minuten) und 551€ in Anspruch.

▶️ Es ergibt sich also selbst bei diesem einfachen Beispiel mindestens ein Einsparpotential von 20 Stunden oder 551€ monatlich welches für effizientere Prozesse genutzt werden könnte.

Bei 1000 Rechnungen monatlich würde dieses Potential auf 81 Stunden oder 2.000€ steigen.

# Frage 3) Welche Kosten können für die Automatisierung aufgewendet werden?

Es könnten also logischerweise mindestens 500€ monatlich für Automatisierung aufgwendet werden, soweit sich die Mitarbeiterin produktiv in sinnvolleren Aufgaben einbringen liesse.
Dabei ist zu beachten, dass die Automatisierung potentiell weitere positive Nebeneffekte hätte, wie bspw. eine automatisierte Kommunnikation mit dem Steuerberater oder die Möglichkeit weitere Dokumentenabläufe (bspw. Lieferscheine, Verträge) zu automatisieren.-

# Vorgehen 📝

Wir haben nun einen simplen Beispielprozess kennengelernt der geradezu nach Automatisierung schreit 💥, da Kosten und Zeit eingespart werden können.
Lassen Sie uns anstandshalber also bei diesem Beispiel bleiben und darauf eine Prozessautomatisierung abbilden.

Da wir den Prozess und seine Teilschritte bereits analysiert haben, sollten wir nun weitere Schritte für seine Automatisierung beleuchten 🔦:

  1. Wie kann dieser Prozess mit welchen Hilfsmitteln digital abgebildet werden?
  2. Ist eine Automatisierung kostendeckend?
  3. Kann dieser Prozess weiter optimiert werden, bzw. gibt es weiteres Potential?

Starten wir mit dem ersten Punkt:

# Schritt 1) Digitale Abbildung

Lassen Sie uns gemeinsam jeden der Hauptprozesse Rechnungschreiben, Rechnung verschicken, Mahnwesen (und Prüfung) und Auswertung auf digitale Abbildbarkeit prüfen.

# Rechnungschreiben

Das Rechnungsschreiben kann digital abgebildet werden, soweit folgende technischen Grundlagen vorhanden sind:

  • 📂 Kundendatenbank
  • 📃 Automatische Rechnungserstellung (inkl. PDF-Vorlage)

Prinzipiell sollte dies mit zeitgemäßen Tools abbildbar sein.

# Rechnung verschicken

Das Verschicken der zuvor generierten Rechnungen setzt folgendes voraus, dass die Software in der Lage ist, dynamische Emails anhand von Vorlagen mit PDF-Anhängen zu verschicken.

Außerdem müssen die versendeten Rechnungsnummern in einer Datenbank für den nächsten Schritt gespeichert werden.

# Mahnwesen und Prüfung

Wenn Rechnungen erstellt werden können, können logischerweise auch Mahnungen als PDF generiert werden.

Dazu muss allerdings zu fest definieren Zeitpunkten (siehe beispielhafte Tabelle unten) eine Schnittstelle der Bank aufgerufen werden und in die Datenbank der Rechnungsnummern mit Geldeingängen verglichen werden:

Zeitpunkt Prozess
2 Wochen 1. Erinenrugn
4 Wochen 2. Erinnerung
6 Wochen 1. Mahnung (inkl. Mahngebühren)
8 Wochen 2. Mahnung
10 Wochen Inkassoprozess starten 💩
12 Wochen Ihr bulgarischer Schwager schaut vorbei 💝

Puh - das scheint schon etwas komplizierter zu sein.

Es gibt zwar Europäische Standards für Bankenschnittstellen wie z.B. "FinTS" und Co., diese werden aber schlecht gepflegt (Überraschung 🎉).

Es empfiehlt sich hier unbedingt auf dafür spezialisierte Schnittstellen und Software zuzugreifen.

# Auswertung

Da ja alle verschickten Rechnungen und Geldeingänge bereits ordentlich in unserer Datenbank gespeichert sind, sollte es jetzt ein Leichtes sein diese Daten auswertbar 📊 zu machen.

# Schritt 2) Kosten der Automatisierung

Die Kosten müssen natürlich individuell abgewägt und können nicht pauschal angegeben werden.

Automatisierungsplattformen wie zoolo helfen alle diese Prozesse in einer einheitlichen Oberfläche kostengünstig zu vereinen.

# Schritt 3) Weitere Optimierungen

Um den Geldeingang und damit die Liquidität des Firma Rast und Ruh GmbH zu erhöhen, sollten wiederkehrende Rechnungen und Lizenzen per Lastschrifteinzug eingezogen werden.
Dies macht außerdem die Prüfung überflüssig und erhöht den Komfort für die Kunden da diese sich nicht um die Überweisung kümmern müssen - 2 Fliegen mit einer Klappe 🐜.

Außerdem sollte jede Rechnungs-Email einen Bezahllink enthalten über welchen der Kunde die Rechnung direkt komfortabel über ein Web-Interface bezahlen kann (können wir bei zoolo ebenfalls machen).

Sicherlich fallen Ihnen als überdurchschnittlich kluger Leser noch tausend weitere Optimierungen ein - schicken uns mir Ihre grandiosen Ideen gerne per Brieftaube 🐦 ins Büro.

# Wie geht es weiter? 🔮

Sollten Sie das Thema softwaregestützte Automatisierung weiter angehen wollen, rufen Sie uns an, schicken Sie uns eine Email oder melden Sie sich direkt bei zoolo an.

Gemeinsam entwickeln wir kostengünstige Strategien mit Ihnen um Ihre Prozesse mit Hilfe von zoolo zu Automatisieren.